In kleineren Organisationen kann mit dem Beizug eines Bauherrenvertreters das Fachwissen zu Planungs- und Bauprozessen sowie in anderen Immobilienthemen von der Strategie bis zum Betrieb abgerundet werden. Dies führt dazu, dass Risiken frühzeitig erkannt und proaktiv berücksichtigt werden können. Anstehende Entscheidungen können mithilfe einer professionellen Aufarbeitung der Sachverhalte rasch und zielgerichtet gefällt werden. Auch bei Organisationen mit ausgewiesenem Fachpersonal kann die Erhöhung der zur Verfügung stehenden Ressourcen durch die Beauftragung eines externen Bauherrenvertreters einen Mehrwert stiften. So wird sichergestellt, dass das Projekt eigentümerseitig aus einer agierenden Position heraus geführt werden kann und kein Zugzwang drängender Entscheidungen entsteht.

Die Beeinflussbarkeit eines Bauprojekts nimmt während des Projektverlaufs exponentiell ab. Zu Beginn des Projekts kann auf Faktoren wie Wohnungsmix, Ausbaustandard, Kosten, Qualität usw. wesentlich Einfluss genommen werden, während zu einem späteren Zeitpunkt der Handlungsspielraum schwindet. Es empfiehlt sich daher bereits in einer sehr frühen Phase, nach Möglichkeit schon bei der Machbarkeitsstudie, das Projektteam mit den für den Entwicklungs- und Realisierungsprozess nötigen Kompetenzen auszustatten. Ein versierter Bauherrenvertreter leistet gemeinnützigen Bauträgern, welche intern nicht über ausgewiesenes Fachpersonal verfügen, einen wesentlichen Beitrag zur erfolgreichen Realisierung eines Bauvorhabens. Insbesondere bei der Durchführung von Studienaufträgen können bereits bei der Ausformulierung des Studienprogramms wichtige Weichen gestellt werden.

Der externe Bauherrenvertreter übernimmt die Rolle des Eigentümervertreters und führt das Projekt als verlängerter Arm der Bauherrschaft. Die Ausprägung der übernommenen Tätigkeiten hängt massgeblich von der Organisation der Eigentümerschaft ab. Bei sehr professionell aufgestellten Bauherrschaften liegt der Fokus auf der Führung der Projektteilnehmer im Sinne einer Qualitätssicherung während des Planungs- und Bauprozesses. Bei Organisationen, welche nicht über die ausreichenden Kapazitäten oder Fachkenntnisse für die gestellte Bauaufgabe verfügen, kann die Rolle des Bauherrenvertreters bis hin zum Projektleiter Bauherr ausgebaut werden, der die Schnittstelle zwischen Bauprojekt und übergeordneten Aufgabenstellungen innerhalb der Organisation des Auftraggebers koordiniert.